프로젝트 킥오프 미팅 준비사항

 

 

프로젝트는 시간과 끝이 분명한 회사나 개인적인 업무를 말합니다. 프로젝트를 시작하기 전에 모든 구성원과 보조를 맞출 기회를 마련하지 못한다면 아무리 해결하려 노력해도 프로젝트를 진행하면서 수많은 어려움에 봉착할 것 입니다. 다행히도 더 나은 방법이 있습니다. 바로 프로젝트 킥오프 미팅입니다.

 

킥오프 미팅은 프로젝트가 시작되기 전에 프로젝트 팀의 의견을 조율하여 동일한 이해를 바탕으로 업무에 착수할 수 있는 효과적인 방법입니다. 킥오프 미팅에서는 프로젝트의 목적을 요약하고, 상세한 사항을 짚어보고, 다음 단계를 논의합니다. 킥오프 미팅을 진행하면 모두가 프로젝트 계획에 따라 물 흐르듯이 업무를 진행할 수 있습니다.

 

 

프로젝트 킥오프 미팅 pixabay.com

 

프로젝트 킥오프 미팅이란?

 

프로젝트 킥오프 미팅은 프로젝트가 시작되기 전에 팀원과 이해관계자와 모여 주요 사항을 점검하고 중요한 마일스톤에 대한 동의를 구할 기회입니다. 프로젝트 헌장을 승인받고 프로젝트 계획을 세우고 나서 프로젝트를 정식으로 시작하기 전에 프로젝트 킥오프 미팅을 열 수 있도록 계획하세요. 킥오프 미팅에서는 프로젝트의 목적, 목표, 계획 등을 설명하고 팀원들이 궁금한 사항을 질문하여 다음 단계를 명확하게 파악할 수 있는 시간을 마련해야 합니다. 킥오프 미팅을 마쳤을 때는 팀 전체가 어떤 업무를, 왜, 어떻게 달성할 것인지에 동일한 이해를 가지고 있어야 합니다. 

 

 

내부 프로젝트 킥 오프 미팅시 참고할 만한 준비자료

• 성공 지표, 프로젝트 일정, 이해관계자 등의 프로젝트 주요 상세 정보가 담긴 프로젝트 계획
• 프로젝트를 통해 달성하려는 것을 계획한 SMART 프로젝트 목표
• 프로젝트에서 진행할 업무 범위를 명확하게 한정하는 프로젝트 범위
• 주요 업무가 완료되는 시점을 나타내는 프로젝트 마일스톤이 포함된 시각적 프로젝트 타임라인 

 

후원자 프로젝트 킥오프 미팅에 필요한 자료

• 프로젝트가 비즈니스에 미치는 영향을 회사의 목표와 연관 짓는 명확히 설명된 프로젝트 목적
• 이니셔티브용으로 작성한 비즈니스 케이스(해당하는 경우)
• 프로젝트 말미에 달성하고자 하는 것을 이해관계자에게 보여주기 위한 간결한 프로젝트 목표
• 성공 지표, 프로젝트 일정, 이해관계자 등의 프로젝트 주요 상세 정보가 담긴 프로젝트 계획
• 중요한 프로젝트 구성 요소의 개략적인 타임라인을 나타내는 프로젝트 로드맵
• 주요 프로젝트 정보가 모두 담긴 핵심 요약. 핵심 요약의 개략적인 버전을 먼저 제시한 뒤 이해관계자가 킥오프가 끝난 후 각자 상세한 정보를 확인할 수 있도록 핵심 요약 문서를 공유합니다.
• 형식을 갖춘 프레젠테이션 또는 슬라이드 

 

 

킥오프 미팅

 

외부업체 또는 클라이언트 대면 프로젝트에 준비할 자료

• 성공 지표, 프로젝트 일정, 이해관계자 등의 프로젝트 주요 상세 정보가 담긴 프로젝트 계획
• 업무 유형에 따라, 프로젝트 브리프 또는 크리에이티브 브리프
• 프로젝트에서 진행할 업무 범위를 명확하게 한정하는 프로젝트 범위
• 중요한 프로젝트 구성 요소의 개략적인 타임라인을 나타내며 관련 프로젝트 마일스톤을 포함한
• 프로젝트 로드맵
• 프로젝트 이해관계자 및 역할 목록
• 커뮤니케이션이 이루어지는 툴(예: Slack, 이메일, Asana) 및 프로젝트 상태 보고서를 공유하는 방식
• 형식을 갖춘 프레젠테이션 또는 슬라이드 

 

애자일 프로제트에서 준비해야 할 자료

• 팀에 ‘완료’가 무엇을 의미하는지를 포함한 성공의 기준
• 팀이 스크럼을 실행하는 경우, 형식화된 팀 역할
• 팀 이벤트와 이벤트 날짜 목록
• 팀의 커뮤니케이션이 이루어지는 툴 및 방식(예: Slack, 이메일, Asana)을 명확히 설명하는 커뮤니케이션 계획
• 팀의 일일 스탠드업 미팅 안건 

 

킥오프 미팅의 목적은? 킥오프 미팅이 꼭 필요한 절차인가?

 

단도직입적으로 말하자면 네, 꼭 필요합니다. 킥오프 미팅은 프로젝트의 중요한 정보를 팀에 전달하고 팀이 궁금한 사항을 실시간으로 질문할 수 있는 너무도 유용한 방식입니다. 프로젝트 계획이나 이메일로 이렇게 상세한 정보를 공유하는 것과는 다르게 프로젝트 킥오프 미팅을 열면 소통의 오류를 줄이고 모두가 동일한 이해를 바탕으로 프로젝트를 시작할 수 있습니다.

 

 

프로젝트 킥오프 미팅 pixabay.com

 

1. 미팅을 준비합니다.

 

임원 관계자나 외부 파트너, 킥오프 미팅의 유형, 참석자 목록, 미팅 일시와 소요 시간, 미팅 내용을 기록할 사람을 지정, 미팅을 녹화, 미팅 안건 등을 준비합니다.

 

2. 소개하는 시간을 갖습니다.

 

프로젝트 팀과의 첫 미팅이라면 전에 서로 같이 일해 본 적 없는 팀원들이 있을 수 있습니다. 미팅을 시작하고 각자 자기를 소개하는 시간을 갖거나 아이스 브레이킹 질문을 통해 서로를 알아가는 시간을 마련하세요. 

 

3. 먼저 프로젝트 목적을 설명합니다.

 

프로젝트 킥오프 미팅에서 가장 중요한 것은 프로젝트의 목표와 해당 목표가 중요한 이유에 관해 모두가 동일하게 이해하도록 하는 것입니다. 

 

4. 프로젝트 계획을 공유합니다.

 

프로젝트 킥오프 미팅을 진행하는 동안 프로젝트 계획의 모든 세세한 정보를 하나하나 살펴볼 필요는 없습니다. 대신 프로젝트 타임라인, 중요한 마일스톤, 주요 결과물과 같은 주요 정보에 중점을 두세요. 

 

5. 프로젝트 범위를 설명합니다.

 

팀이 논의해야 할 가장 중요한 사항 중 하나는 프로젝트 범위에 무엇이 포함되는지와 포함되지 않는지를 정의하는 것입니다.  

 

6. 프로젝트 역할 및 책임 업무를 규정합니다.

 

프로젝트의 주요 담당자는 누구인가요? 프로젝트에 후원자나 임원이 참여하나요? 한 명 또는 여러 명이 승인하나요? 프로젝트의 각 단계에서 적절한 이해관계자와 정보를 공유해야 합니다. 킥오프 미팅 시 프로젝트 팀이 역할과 책임 업무에 관해 명확히 파악하지 못하고 있다면 실행 과제로 RACI 차트를 만들고 공유하는 것이 좋습니다. 

 

7. 프로젝트 데이터와 실시간 업데이트를 추적할 곳을 공유합니다.

 

평균적인 지식 근로자는 업무 시간의 60%를 정보와 문서를 검색하는 일과 같이 '일을 위한 일'에 허비합니다. 이와 같은 일을 위한 일에 시간을 쏟다 보면 팀이 결과를 내는 중요한 업무에 집중할 수 있는 시간이 적어집니다. 

 

8. 질의응답 시간을 마련합니다.

 

킥오프 미팅 후에 프로젝트 팀은 프로젝트 범위나 특정 작업에 대한 기대와 같이 킥오프 미팅 중에 설명한 정보와 관련하여 질문이 생길 수 있습니다. 킥오프 미팅의 말미에 충분한 질의응답 시간을 마련하세요. 프로젝트 킥오프 미팅의 목표는 미팅이 끝나면 모두가 동일한 이해를 바탕으로 프로젝트를 시작할 준비가 될 수 있도록 하는 것임을 기억하세요. 

 

9. 다음 단계를 설명합니다.

 

프로젝트 킥오프 미팅의 마지막에는 “다음 단계가 무엇인가?”라는 질문에 답해야 합니다. 잦은 미팅은 2021년에 생산성을 저해하는 3대 요인 중 하나였습니다. 진행 상태를 확인하기 위해 대면 또는 가상 미팅을 계획하는 대신 업무 관리 시스템을 통해 가상으로 프로젝트 상태 보고서를 공유해 보세요. 이렇게 하면 팀원들이 새로운 변경 사항을 효율적으로 파악할 수 있습니다. 

 

10. 미팅 후 해야 할 일 축하합니다.

 

킥오프 미팅 그 이후 프로젝트 킥오프 미팅을 마무리하면 프로젝트를 시작할 모든 준비를 마치게 됩니다. 프로젝트 킥오프 미팅 후 정보를 명확하게 공유하는 최고의 방법은 업무 관리 툴과 같이 한곳에 집중된 단일 소스를 사용하여 협업하는 것입니다. 모든 업무, 상태 업데이트, 메시지를 한 곳에서 공유하면 팀원들이 동일한 정보를 파악할 수 있을 뿐만 아니라 팀원들을 한 곳에 모을 수 있습니다. 

 

참고자료

효과적인 프로젝트 킥오프 미팅을 진행하기 위한 10단계 

 

 

프로젝트 킥오프 미팅 pixabay.com